CASE STUDY

Konsolidace a správa IT v marketingové agentuře

Klient je rostoucí agentura o cca 50 lidech, všestranně zaměřená na online marketing. Růst počtu zaměstnanců a projektů přinesl potřebu profesionalizace správy IT, od nástupů a výstupů lidí přes správu zařízení a uživatelskou podporu až po zabezpečení dat a konzultace ohledně využívaných nástrojů.

Tato případová studie představuje IT správu pro marketingovou firmu střední velikosti.

CASE STUDY

Identifikace potřeb

Neefektivní využití Google Workspace

Klient sice zčásti využíval Google Workspace, ale zaměstnanci používali osobní, nespravované Google účty. Na těch také byla velká část firemních dat. Klíčovým úkolem při převzetí správy byla migrace těchto osobních účtů na managované účty.

Evidence a správa zařízení

Žádný nebo malý přehled o zařízeních. Lokální administrátorská oprávnění uživatelů pro všechna zařízení, což znamená významné bezpečnostní riziko. Síťové prvky ve skutečnosti nikdo neměl pod kontrolou.

Zdlouhavé a nekonzistentní procesy onboardingu

Vysoká fluktuace zaměstnanců v kombinaci s neefektivním a nekoordinovaným nástupním procesem způsobovala opakované komplikace a zbytečné časové ztráty. Za nákup a přípravu zařízení byla zodpovědná recepční, přestože k tomu neměla žádné odborné zázemí ani školení.

Rizikové offboardingy

Odchod spolupracovníků vždy znamenal potíže se získáním přístupů k datům na účtu zaměstnance, obzvlášť po nějaké době po odchodu. Velmi riskantním bylo navíc to, že každý spolupracovník měl „pracovní“ účet jako svůj osobní Google účet.

Absence IT konzultací

Absence IT managementu vedla k nevhodným řešením mnoha IT problémů, které se pak táhly zpravidla velmi dlouho, často až do našeho převzetí správy.

Ztráta produktivního času zaměstnanců

Každý zaměstnanec musel IT agendu řešit stále dokola individuálně, ztrácelo se tím tedy velké množství času všech lidí ve firmě. Často nevěděli, na koho se s problémy obrátit, a mnoho problémů se dlouhodobě neřešilo.

CASE STUDY

Řešení

Plná migrace do Google Workspace

Na úvod naší spolupráce jsme provedli kompletní migraci všech uživatelů, dat a mailserveru do prostředí Google Workspace. Jen samotná migrace zabrala malému týmu lidí týden usilovné práce a čelili jsme zajímavým výzvám, jako je např. přenos aktivně využívaných souborů, jejichž vlastníkem je účet, ke kterému již nikdo z firmy dávno nemá přístup, nebo přenos oprávnění k souborům, když se změní vlastník. V rámci migrace jsme zrevidovali souborový systém a oprávnění založili na principu skupin.

Centrální správa zařízení

Zavedení inventáře v našem Asset management systému s agenty ve všech zařízeních pro udržování aktuálního stavu, monitoring životního cyklu zařízení, jasná pravidla distribuce, používání a bezpečnosti. Také jsme na všech zařízeních odlišili administrátorský a uživatelský účet. Dále jsme převzali i správu síťových prvků, nastavili jsme bezpečnostní pravidla, risk registry a Disaster Recovery protokoly. Vyřešili jsme i věčné problémy se špatně zapojenými a nastavenými systémy zasedaček Google Meet.

Onboarding & offboarding

Nastavili jsme jasné a unifikované procesy k nástupu a odchodu spolupracovníků. Obojí je spuštěno vyplněním formuláře v Servicedesku, což pak spustí celý jasně definovaný, z velké části automatizovaný proces.

Google Workspace management

Po dokončení migrace do Google Workspace jsme konečně mohli firmu nastavit k bezpečnému fungování. Nastavení jasných a přehledných organizačních jednotek (skupin) a navázaných oprávnění, nastavení a vynucení bezpečnostních politik jako MFA, správné nastavení sdílení souborů.

IT poradenství

Odbornými konzultacemi a aplikací ITIL4 metodiky jsme byli schopni klientovi ušetřit peníze a čas. Pomohli jsme třeba v řešení zálohování, vzdáleném přístupu nebo v deploymentu a využívání marketingových nástrojů používaných více zaměstnanci. Neocenitelné know-how jsme poskytli při stěhování do nových kancelářských prostor.

Google Workspace je komplexní cloudová platforma od společnosti Google, která firmám umožňuje efektivně spolupracovat, komunikovat a spravovat data odkudkoliv. Zahrnuje nástroje jako Gmail, Kalendář, Disk, Dokumenty, Meet a Admin Console pro správu uživatelů a zařízení. Pro marketingové agentury přináší obrovskou výhodu v jednoduchosti sdílení, reálné spolupráci na dokumentech a možnosti práce na dálku bez nutnosti vlastní infrastruktury. Oproti konkurenčním řešením (např. Microsoft 365) vyniká svou intuitivností, rychlostí nasazení, plnou integrací s dalšími Google nástroji a v neposlední řadě výborným poměrem cena/výkon pro menší a střední firmy.

CASE STUDY

Benefity

Zefektivnění onboarding procesu

Nástup je nyní pevně daný proces, který začíná odesláním formuláře v Servicedesku, na což je navázané množství triggerů, které z větší části automaticky dokončí celý proces, případně přidělí nutné činnosti správným pracovníkům.

Konsolidace dat a oprávnění

Najít a přenést klíčová firemní data z desítek převážně soukromých Google účtů, včetně oprávnění a sdílení, byla pořádná výzva. Šlo o několik terabajtů dat. Dnes jsou ale všechna bezpečně uložená a pod plnou kontrolou ve firemním Google Drive.

Ušetření času zaměstnanců

Zaměstnanci přirozeně ušetří čas tím, že nemusí trávit čas řešením běžné IT agendy. Reálné ušetření času se ale nachází v on a offboarding procesů, které nyní místo dvou dnů zaberou dvě hodiny.

Konec starostí o bezpečnost při každém offboardingu

Management už se nemusí obávat odchodů zaměstnanců a ztráty kontroly nad firemními daty. Veškerá dokumentace je nyní uložena ve firemním Google Drive a přístupy jsou řízeny přes Google Workspace, kde má firma vše plně pod kontrolou.

Plná kontrola nad zařízeními a přístupy

Klient má nyní díky našemu řešení plnou kontrolu nad oprávněními, přístupy, firemními daty i IT vybavením. Vše je spravované prostřednictvím pouze dvou aplikací: Google Workspace a Servicedesk Solverita.

Strategická rozhodnutí na pevném IT základu

Díky podpoře zkušených IT konzultantů může management rychle reagovat na nové výzvy a dělat informovaná, kvalifikovaná rozhodnutí, která posouvají firmu dál.

CASE STUDY

Shrnutí

Naše spolupráce ukazuje, že i menší firma s přibližně 50 zaměstnanci může díky správně nastavené IT správě výrazně zvýšit svou efektivitu, bezpečnost a klid při každodenním provozu. Digitalizace onboardingu, centralizace správy zařízení a zavedení Google Workspace přinesly výrazné časové úspory a odstranily chaos ve správě IT. Klient se díky tomu může naplno věnovat své hlavní činnosti — marketingu a kreativitě — s jistotou, že technické zázemí firmy funguje spolehlivě a roste s ní.

Kontaktujte nás

k nezávazné konzultaci

Napište nám

[email protected]

Zavolejte nám

+420 235 323 140
+420 702 299 339

Kanceláře

Ocelářská 981/16
190 00 Praha 9 – Vysočany

Fakturační údaje

Solverita s.r.o.
Varšavská 715/36
120 00 Praha 2

IČO: 11966491
VAT: CZ11966491

Bankovní spojení

Bankovní spojení
Raiffeisenbank, a.s.
Číslo účtu: 891089108/5500

IBAN: CZ73 5500 0000 0008 9108 9108
SWIFT: RZBCCZPP